Datenschutzerklärung

    Stand: März 2026 · Gilt für die Website sowie die mobile iOS-App der Databites GmbH.

    1. Verantwortlicher

    Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

    Databites GmbH
    Reckelsumer Bach 13
    59348 Lüdinghausen
    Deutschland

    E-Mail: b.reeke@databites.de
    Datenschutz: datenschutz@databites.de

    Vertreten durch die Geschäftsführer: Bastian Reeke, Bernhard Merk

    2. Art und Umfang der Datenverarbeitung

    2.1 Registrierungs- und Kontodaten

    Bei der Registrierung und Nutzung unserer Software verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

    • Name, Benutzername
    • E-Mail-Adresse
    • Passwort (ausschließlich verschlüsselt als Hash gespeichert)
    • Authentifizierungsdaten (z. B. JWT-Tokens)
    • Rollen, Berechtigungen und Mandantenzuordnung

    Zweck: Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos, Authentifizierung und Zugriff auf lizenzierte Funktionen.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

    2.2 Technische Daten

    Bei jedem Zugriff auf unsere Anwendung werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

    • IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert, sofern technisch möglich)
    • Geräte- und App-Informationen (z. B. Betriebssystem, App-Version)
    • Zeitstempel und Session-Informationen

    Zweck: Sicherstellung des technischen Betriebs, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

    2.3 Nutzungsdaten

    Im Rahmen der Nutzung unserer Software erfassen wir:

    • Genutzte Module und Funktionen
    • Interaktionen innerhalb der Anwendung

    Zweck: Funktionsbereitstellung, Optimierung der Anwendung und Fehleranalyse.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

    3. Kontakt- und Anfrageformulare

    Über unsere Website können Sie Kontakt- und Anfrageformulare nutzen (z. B. Terminbuchung, Anforderungsformular). Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

    • Vor- und Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Telefonnummer (optional)
    • Unternehmen, Position, Region (optional)
    • Angaben zu genutzten Systemen und gewünschten Anforderungen

    Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kontaktaufnahme und Angebotserstellung.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen)

    Die Daten werden intern weitergeleitet (z. B. per E-Mail an den Vertrieb) und nach Abschluss der Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

    4. KI-gestützter Chat (Sophia)

    Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat an. Der Chat wird durch ein KI-Sprachmodell (Google Gemini) betrieben und ist keine echte Person. Beim Einstieg in den Chat wird darauf hingewiesen.

    Verarbeitete Daten

    • Ihre Chat-Nachrichten (Texteingaben)
    • Antworten der KI
    • Technische Session-ID (zufällig generiert, kein Personenbezug)
    • Seiten-URL, auf der der Chat gestartet wurde
    • Zeitstempel der Nachrichten

    Zweck und Rechtsgrundlage

    Zweck: Beantwortung von Fragen zu unserer Plattform und unseren Leistungen, Verbesserung unseres Angebots.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation)

    Datenübermittlung

    Die Chat-Nachrichten werden zur Generierung der Antworten an den KI-Dienst Google Gemini (Anbieter: Google Ireland Limited) übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln). Google verarbeitet die Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes.

    Speicherdauer

    Chat-Konversationen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

    Hinweis gemäß AI Act

    Der Chat wird durch ein KI-System betrieben. Sie interagieren nicht mit einer realen Person. Sie werden beim Start des Chats darauf hingewiesen (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung / AI Act).

    5. Newsletter / Blog-Abonnement

    Sie können unseren Blog-Newsletter abonnieren. Dabei wird ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet.

    Zweck: Versand von Informationen zu neuen Blog-Beiträgen und relevanten Branchenthemen.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

    Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Eine Abmeldemöglichkeit ist in jeder E-Mail enthalten. Nach Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse unverzüglich gelöscht.

    6. Fehler- und Absturzanalyse (Sentry)

    Zur Sicherstellung der Stabilität unserer Anwendung nutzen wir den Dienst Sentry zur automatisierten Fehler- und Absturzanalyse. Dabei können verarbeitet werden:

    • Technische Fehlerprotokolle (Stack Traces)
    • Geräte- und App-Informationen
    • Zeitstempel

    Es erfolgt kein Tracking, kein Profiling und keine absichtliche Verarbeitung personenbezogener Inhalte.

    Anbieter: Functional Software Inc., USA
    Datenschutzerklärung: sentry.io/privacy
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

    7. Infrastruktur und Sicherheit (Cloudflare)

    Zur Absicherung und Performance unserer Infrastruktur nutzen wir Cloudflare als CDN und Sicherheitsdienst. Dabei können verarbeitet werden:

    • IP-Adresse
    • HTTP-Header
    • Sicherheits- und Zugriffsdaten

    Anbieter: Cloudflare Inc., USA
    Datenschutzerklärung: cloudflare.com/privacypolicy
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

    7.1 Cookies / Einwilligungsmanagement

    Wir setzen technisch erforderliche Speicherungen ein, um grundlegende Funktionen bereitzustellen. Darüber hinaus können – sofern aktiviert – Analyse- und Marketing-Technologien eingesetzt werden, die nur nach Ihrer Einwilligung geladen werden.

    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG

    7.2 Webanalyse (Google Analytics 4) – sofern aktiviert

    Zur Reichweitenmessung können wir – sofern aktiviert – Google Analytics 4 einsetzen. Die Aktivierung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung.

    Anbieter: Google Ireland Limited
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG

    7.3 Marketing/Remarketing (Meta Pixel) – sofern aktiviert

    Für Marketing- und Conversion-Messung können wir – sofern aktiviert – das Meta Pixel einsetzen. Aktivierung erfolgt ausschließlich nach Einwilligung.

    Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG

    8. Push-Benachrichtigungen

    Unsere App nutzt Push-Benachrichtigungen über den Apple Push Notification Service (APNs). Der Versand erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung.

    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

    9. Datenübermittlung in Drittländer

    Sofern Daten an Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln).

    10. Speicherdauer

    • Kontodaten: solange das Benutzerkonto besteht
    • Anfragedaten (Leads): bis zur Abarbeitung der Anfrage, max. 6 Monate
    • Newsletter-Daten: bis zum Widerruf der Einwilligung
    • Chat-Konversationen: automatische Löschung nach 90 Tagen
    • Technische Logs: bis zu 30 Tage
    • Fehlerprotokolle (Sentry): bis zu 90 Tage

    11. Rechte der betroffenen Personen

    Sie haben das Recht auf:

    • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
    • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
    • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
    • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
    • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
    • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

    Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:
    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
    Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
    www.ldi.nrw.de

    12. Datensicherheit

    • Verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
    • Passwort-Hashing
    • Rollenbasierte Zugriffskontrollen
    • Mandantentrennung
    • Regelmäßige Backups

    13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder neue Funktionen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.