Plattform · match · Personalakte

    Digitale Personalakte – raus aus dem Papierordner.

    Verträge, Qualifikationen, Hygienebelehrung und Fristen – DSGVO-konform an einem Ort. Mit Audit-Log, granularen Rechten und automatischen Erinnerungen.

    0%
    weniger Zeit für Aktenpflege
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    Dokumente DSGVO-konform abgelegt
    0
    verlorene Hygienebelehrungen
    KOMMT DIR DAS BEKANNT VOR?

    Aktenordner kosten Zeit – und im Zweifel die Kontrolle

    Die digitale Personalakte macht aus dem Aktenkeller eine sortierte, durchsuchbare Übersicht.

    So läuft's heute

    • Personalakten liegen im Papierordner

      Im Büro der Zentrale – nicht in der Filiale, wo gefragt wird.

    • Hygienebelehrung läuft unbemerkt ab

      Erst bei der Kontrolle merkt jemand, dass die Frist gerissen ist.

    • Niemand weiß, wer welches Dokument hat

      Vertrag verschickt, Rücklauf? Zeugnis kopiert, wo abgelegt?

    • Zugriff ist alles oder nichts

      Entweder hat jeder Schlüssel zum Aktenschrank – oder niemand.

    So läuft's mit databites

    • Eine Akte, jederzeit, von überall

      Zentral abgelegt, aus der Filiale, aus dem Homeoffice, vom Tablet.

    • Fristen-Wächter statt Kalenderchaos

      Ablaufdaten sind hinterlegt – die Erinnerung kommt automatisch.

    • Vollständigkeit pro Mitarbeiter

      Auf einen Blick: was liegt vor, was fehlt, was läuft demnächst ab.

    • Rechte sauber granular

      Filialleitung sieht ihr Team, HR sieht alles – jeder Zugriff geloggt.

    SO SIEHT'S IN DATABITES AUS

    Eine Akte, ein Blick, voller Status

    Welche Dokumente liegen vor, was läuft ab, was fehlt – sortiert, durchsuchbar, jederzeit aktuell.

    Personalakte – Lisa M. · Filiale Bahnhof
    Dokumente · Status5 von 6 vollständig

    Arbeitsvertrag

    unterzeichnet · 01.03.2024

    vollständig

    Hygienebelehrung §43 IfSG

    läuft ab in 18 Tagen

    läuft ab

    Erste-Hilfe-Schein

    gültig bis 09/2027

    vollständig

    Kassenschulung

    absolviert · 12.03.2024

    vollständig

    Allergen-Schulung

    fehlt

    fehlt

    Probezeit-Feedback

    dokumentiert · 28.05.2024

    vollständig
    Hygienebelehrung läuft am 26.06. ab – Erinnerung verschickt an Filialleitung
    Audit-Log aktiv

    In 4 Schritten zur sauberen Akte

    Vom Papierstapel zur strukturierten, gesetzeskonformen Personalakte.

    1

    Dokumente erfassen

    Per Drag & Drop oder Scan landen Verträge und Nachweise direkt in der richtigen Akte.

    2

    Qualifikationen verknüpfen

    Schulungen, Belehrungen und Zertifikate werden dem Mitarbeiter zugeordnet – inkl. Ablaufdatum.

    3

    Fristen im Blick

    databites erinnert rechtzeitig an ablaufende Dokumente – pro Mitarbeiter, pro Filiale.

    4

    Jederzeit auffindbar

    Volltextsuche und Filter machen aus dem Aktenkeller eine sortierte, durchsuchbare Übersicht.

    Was die Personalakte kann

    Von Dokument bis Schnittstelle – alles, was eine Bäckerei-HR wirklich braucht.

    Eine Akte pro Mitarbeiter

    Stammdaten, Verträge, Qualifikationen, Schulungen und Korrespondenz – zentral, vollständig, jederzeit auffindbar.

    DSGVO-konform

    Verschlüsselt, EU-Hosting, granulare Zugriffsrechte und vollständiges Audit-Log – jede Aktion ist nachvollziehbar.

    Fristen & Erinnerungen

    Hygienebelehrung, Erste-Hilfe-Schein, Probezeitende – databites erinnert dich vor Ablauf.

    Granulare Rechte

    Filialleitung sieht ihr Team, HR sieht alles, der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte – sauber geregelt.

    Qualifikationen & Zertifikate

    Welche Schulungen liegen vor, welche fehlen? Auf einen Blick – pro Mitarbeiter, pro Filiale, pro Rolle.

    Upload per Drag & Drop

    Dokumente landen mit einem Zug in der richtigen Akte. PDF, Bild oder Scan – egal.

    Volltextsuche

    Vertrag von Lisa? Hygienebelehrung Filiale Bahnhof? In Sekunden gefunden – statt im Ordner zu blättern.

    Mitarbeiter-Self-Service

    Mitarbeiter können eigene Dokumente einsehen und neue (z. B. Zertifikate) selbst hochladen.

    Schnittstelle Lohn & Gehalt

    Stammdaten gehen sauber an die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Pflege.

    Bereit für eine aufgeräumte Personalakte?

    Wir zeigen dir in einer persönlichen Demo, wie die digitale Personalakte in deinem Betrieb aussieht.

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    FAQ

    Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

    Die digitale Personalakte bündelt alle Dokumente und Daten eines Mitarbeiters – Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Qualifikationen, Hygienebelehrung, Schulungsnachweise – an einem zentralen, sicheren Ort.

    Ja. Zugriffsrechte werden granular gesteuert, jede Aktion wird protokolliert, Löschfristen lassen sich pro Dokumenttyp hinterlegen. Daten liegen verschlüsselt in der EU.

    Stammdaten, Arbeitsvertrag und Nachträge, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Hygienebelehrung (§43 IfSG), Schulungsnachweise, Abmahnungen, Kündigung, Urlaubsanträge – alles, was du heute im Papierordner sammelst.

    Du entscheidest. Filialleitung sieht nur ihr Team, HR sieht alles, der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte. Jeder Zugriff wird geloggt.

    Hygienebelehrung, Erste-Hilfe-Schein, Fahrerlaubnis & Co. bekommen Ablaufdaten. databites erinnert rechtzeitig – nicht erst, wenn es zu spät ist.

    Du kannst Dokumente per Drag & Drop hochladen. Wir unterstützen beim Initial-Import aus Papier oder bestehenden Ordnerstrukturen.
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