Plattform · match · Personalakte

    Digitale Personalakte – raus aus dem Papierordner.

    Verträge, Qualifikationen, Hygienebelehrung und Fristen – DSGVO-konform an einem Ort. Mit Audit-Log, granularen Rechten und automatischen Erinnerungen.

    0%
    weniger Zeit für Aktenpflege
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    Dokumente DSGVO-konform abgelegt
    0
    verlorene Hygienebelehrungen
    KOMMT DIR DAS BEKANNT VOR?

    Aktenordner kosten Zeit – und im Zweifel die Kontrolle

    Die digitale Personalakte macht aus dem Aktenkeller eine sortierte, durchsuchbare Übersicht.

    So läuft's heute

    • Personalakten liegen im Papierordner

      Im Büro der Zentrale – nicht in der Filiale, wo gefragt wird.

    • Hygienebelehrung läuft unbemerkt ab

      Erst bei der Kontrolle merkt jemand, dass die Frist gerissen ist.

    • Niemand weiß, wer welches Dokument hat

      Vertrag verschickt, Rücklauf? Zeugnis kopiert, wo abgelegt?

    • Zugriff ist alles oder nichts

      Entweder hat jeder Schlüssel zum Aktenschrank – oder niemand.

    So läuft's mit databites

    • Eine Akte, jederzeit, von überall

      Zentral abgelegt, aus der Filiale, aus dem Homeoffice, vom Tablet.

    • Fristen-Wächter statt Kalenderchaos

      Ablaufdaten sind hinterlegt – die Erinnerung kommt automatisch.

    • Vollständigkeit pro Mitarbeiter

      Auf einen Blick: was liegt vor, was fehlt, was läuft demnächst ab.

    • Rechte sauber granular

      Filialleitung sieht ihr Team, HR sieht alles – jeder Zugriff geloggt.

    SO SIEHT'S IN DATABITES AUS

    Eine Akte, ein Blick, voller Status

    Welche Dokumente liegen vor, was läuft ab, was fehlt – sortiert, durchsuchbar, jederzeit aktuell.

    Personalakte – Lisa M. · Filiale Bahnhof
    Dokumente · Status5 von 6 vollständig

    Arbeitsvertrag

    unterzeichnet · 01.03.2024

    vollständig

    Hygienebelehrung §43 IfSG

    läuft ab in 18 Tagen

    läuft ab

    Erste-Hilfe-Schein

    gültig bis 09/2027

    vollständig

    Kassenschulung

    absolviert · 12.03.2024

    vollständig

    Allergen-Schulung

    fehlt

    fehlt

    Probezeit-Feedback

    dokumentiert · 28.05.2024

    vollständig
    Hygienebelehrung läuft am 26.06. ab – Erinnerung verschickt an Filialleitung
    Audit-Log aktiv

    In 4 Schritten zur sauberen Akte

    Vom Papierstapel zur strukturierten, gesetzeskonformen Personalakte.

    1

    Dokumente erfassen

    Per Drag & Drop oder Scan landen Verträge und Nachweise direkt in der richtigen Akte.

    2

    Qualifikationen verknüpfen

    Schulungen, Belehrungen und Zertifikate werden dem Mitarbeiter zugeordnet – inkl. Ablaufdatum.

    3

    Fristen im Blick

    databites erinnert rechtzeitig an ablaufende Dokumente – pro Mitarbeiter, pro Filiale.

    4

    Jederzeit auffindbar

    Volltextsuche und Filter machen aus dem Aktenkeller eine sortierte, durchsuchbare Übersicht.

    Was die Personalakte kann

    Von Dokument bis Schnittstelle – alles, was eine Bäckerei-HR wirklich braucht.

    Eine Akte pro Mitarbeiter

    Stammdaten, Verträge, Qualifikationen, Schulungen und Korrespondenz – zentral, vollständig, jederzeit auffindbar.

    DSGVO-konform

    Verschlüsselt, EU-Hosting, granulare Zugriffsrechte und vollständiges Audit-Log – jede Aktion ist nachvollziehbar.

    Fristen & Erinnerungen

    Hygienebelehrung, Erste-Hilfe-Schein, Probezeitende – databites erinnert dich vor Ablauf.

    Granulare Rechte

    Filialleitung sieht ihr Team, HR sieht alles, der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte – sauber geregelt.

    Qualifikationen & Zertifikate

    Welche Schulungen liegen vor, welche fehlen? Auf einen Blick – pro Mitarbeiter, pro Filiale, pro Rolle.

    Upload per Drag & Drop

    Dokumente landen mit einem Zug in der richtigen Akte. PDF, Bild oder Scan – egal.

    Volltextsuche

    Vertrag von Lisa? Hygienebelehrung Filiale Bahnhof? In Sekunden gefunden – statt im Ordner zu blättern.

    Mitarbeiter-Self-Service

    Mitarbeiter können eigene Dokumente einsehen und neue (z. B. Zertifikate) selbst hochladen.

    Schnittstelle Lohn & Gehalt

    Stammdaten gehen sauber an die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Pflege.

    Bereit für eine aufgeräumte Personalakte?

    Wir zeigen dir in einer persönlichen Demo, wie die digitale Personalakte in deinem Betrieb aussieht.

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    Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

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