Drei Jahre Filiale, jeden Morgen aus dem Bauch entschieden. Was ich mit Daten heute anders machen würde.
Marlena hat fast drei Jahre in der Filiale gestanden, von der Theke bis in die Verantwortung. Hier erzählt sie, welche Zahlen ihr damals gefehlt haben und was datengetriebene Filialsteuerung im Alltag eines Mehrfilialbetriebs konkret verändert.
Es ist 5:30 Uhr, die typische Frühschicht. Die Filiale liegt noch im Halbdunkel und ich stehe schon vor der ersten Entscheidung. Wie viel bestelle ich für heute und reicht die Frühschicht bis zum Mittag? Fast drei Jahre habe ich in einer großen Bäckerei gearbeitet, von der Theke bis in die Filialverantwortung und diese Entscheidungen habe ich Morgen für Morgen aus dem Bauch heraus getroffen, weil mir nichts anderes zur Verfügung stand.
Heute weiß ich ziemlich genau, welche Zahlen mir damals gefehlt haben und dass es meistens gar nicht viele sind.
Das Wichtigste in Kürze
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Retoure ist nur die halbe Wahrheit. Der Kunde, der leer ausgeht, kostet oft mehr als das Stück, das abends bleibt.
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Vier Zahlen reichen: Abverkauf nach Wochentag und Uhrzeit, Retourenquote je Artikel und Filiale, Umsatz je Personalstunde, Vergleich zwischen den Filialen.
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Die Daten fehlen selten. Es fehlt die Zeit, sie zusammenzuführen, bevor der Tag beginnt.
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Das Bauchgefühl bleibt. Es bekommt zum ersten Mal eine Rückmeldung.
Was das Bauchgefühl wirklich kostet
Der teuerste Posten in einer Filiale steht am Abend im Regal. Ware, die produziert und nicht verkauft wurde, geht als Retoure zurück und ist als Marge unwiederbringlich weg. Im Bauchgefühl fühlt sich eine Retoure wie Pech an, ein Tag, an dem eben weniger los war. In den Zahlen sieht dasselbe oft ganz anders aus.
Angenommen, ein bestimmtes Laugengebäck läuft montags in einer Filiale mit knapp dreißig Prozent Retoure, während dieselbe Sorte in der Nachbarfiliale bei acht Prozent liegt. Aus dem Bauch heraus fällt so ein Muster niemandem auf, weil jede Filialleiterin immer nur ihren eigenen Tag sieht. In der Auswertung springt es sofort ins Auge und plötzlich wird aus einem diffusen Ärger eine konkrete Entscheidung über Bestellmenge und Sortiment.
Retourenquote · Laugengebäck · Montag
6 Filialen
Auf welche Filiale würdest du am Montag zuerst schauen? Tippe deinen Verdacht an.
Die teuerste Retoure ist die, die du nie siehst
Fast jeder Betrieb, den ich kenne, jagt der niedrigen Retoure hinterher und das ergibt Sinn, weil sie direkt auf die Marge drückt. Es gibt aber eine zweite Retoure, die in keiner Auswertung auftaucht. Das ist der Kunde, der samstags um halb zwölf kommt, sein Bauernbrot schon vergriffen findet und mit leeren Händen wieder geht. Diese verlorenen Verkäufe stehen in keinem Regal und in keinem Report und trotzdem kosten sie oft mehr als die paar Teile, die man abends wegräumt.
Wer Retoure blind minimiert, produziert sich genau in diese Lücke hinein. Die eigentliche Kunst liegt in dem Punkt, an dem das letzte unverkaufte Stück weniger kostet als der Verkauf, den man sonst verpasst. Diesen Punkt trifft man nur mit Zahlen, die bis auf den einzelnen Artikel und die einzelne Filiale hinunterreichen.
Key Takeaway
Die eigentliche Kunst liegt in dem Punkt, an dem das letzte unverkaufte Stück weniger kostet als der Verkauf, den man sonst verpasst.
„
Die teuerste Retoure ist nicht die im Regal. Es ist der Kunde, der mit leeren Händen wieder geht.
Vier Zahlen, die den Tag verändern
01
Abverkauf nach Wochentag & Uhrzeit
Peak & Flaute statt Mittelwert
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Retourenquote je Artikel & Filiale
Ausreißer vs. echtes Muster
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Umsatz je Personalstunde
Passt die Schicht zur Frequenz?
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Vergleich zwischen Filialen
Prozentual, nicht absolut
Der Abverkauf nach Wochentag und Uhrzeit ist die erste. Der Durchschnittssamstag existiert dabei nicht, er zerfällt in den Ansturm bis elf und die ruhige Zeit danach und wer nach dem Mittelwert plant, plant an beiden vorbei. Wenn ich dagegen weiß, dass die Laugenstange zwischen sechs und neun ihren Peak hat und nach elf kaum noch jemand danach greift, lege ich Bestellmenge und Nachbackzeiten an dieser echten Kurve entlang.
Die Retourenquote je Artikel und Filiale ist die zweite. Sie zeigt, wo systematisch zu viel produziert wird und sie trennt den einmaligen Ausreißer vom echten Muster. Das ist der direkteste Hebel auf die Marge, den eine Filiale überhaupt hat.
Der Umsatz je Stunde im Verhältnis zu den eingesetzten Personalstunden ist die dritte. Diese Zahl beantwortet die Frage, die ich mir bei jedem Dienstplan gestellt habe, ob die Schicht zur tatsächlichen Frequenz passt oder ob wir vormittags an der Theke ertrinken und nachmittags Leerlauf bezahlen.
Der Vergleich zwischen den Filialen ist die vierte und in einem Mehrfilialbetrieb die unterschätzteste. Wichtig ist dabei, Vergleichbares nebeneinanderzulegen, weil eine kleine Innenstadtfiliale und ein großer Standort mit Café zwei verschiedene Welten sind. Sobald man in Prozenten und pro Quadratmeter denkt statt in absoluten Zahlen, treten die echten Ausreißer hervor und wenn eine Filiale dann einen deutlich höheren Durchschnittsbon fährt oder die Retoure konstant niedrig hält, lohnt sich die Frage, was sie anders macht.
Abverkauf · Samstag · Laugenstange
Wann läuft die Laugenstange am besten?
Tippe eine Uhrzeit – die Kurve zeigt dir, was wirklich passiert.
Die meisten Betriebe haben diese Zahlen längst irgendwo. Sie stecken in der Kasse und im Dienstplan, oft über mehrere Systeme verteilt, die selten miteinander reden. Das Problem war nie, dass die Daten fehlen, es war immer die Zeit, sie zusammenzuführen und lesbar zu machen. Wenn die Auswertung erst im Monatsreport ankommt, ist der Tag, an dem man hätte handeln können, längst vorbei.
Datengetriebene Filialsteuerung dreht diese Reihenfolge um. Die Zahlen stehen morgens fertig da, pro Filiale aufbereitet, sodass die Filialleiterin vor dem ersten Kunden sieht, wo sie steht und die Bereichsleitung den ganzen Verbund im Blick hat. Aus einer Auswertung im Nachhinein wird eine Grundlage für den Tag, der gerade erst anfängt.
Vorher
Auswertung im Nachhinein
Tag
Woche
Monat
Report
Wenn der Report da ist, ist der Tag zum Handeln vorbei.
Nachher
Grundlage vor dem ersten Kunden
06:00 Uhr
Tag beginnt
Vier Zahlen, aufbereitet, bevor die erste Entscheidung fällt.
Bei all dem lohnt es sich, ehrlich zu sein, worin das Bauchgefühl den Zahlen überlegen bleibt. Das Volksfest nächste Woche, die Hitze am Wochenende, die Baustelle vor der Tür, der Stammkunde, der freitags zwanzig Brötchen holt, all das sieht die erfahrene Filialleiterin kommen, lange bevor es in irgendeiner Auswertung steht. Das Einzelne und das Menschliche bleiben ihre Domäne.
Was das Bauchgefühl dagegen kaum fassen kann, ist die langsame Verschiebung über Wochen. Wenn eine Sorte Monat für Monat ein Stück schlechter läuft oder eine Schicht schleichend zu groß wird, verschwindet das im Rauschen des Tagesgeschäfts. Genau diese leise Drift machen Daten sichtbar und genau da ergänzen sich beide am besten. Das Bauchgefühl bleibt erhalten, es bekommt zum ersten Mal eine Rückmeldung.
Womit du anfangen kannst
Wer heute noch keine dieser Zahlen morgens auf dem Tisch hat, braucht dafür keinen großen Umbau. Ich würde mit zwei Werten je Filiale starten, der Retourenquote je Artikel und dem Umsatz je Personalstunde. Der eine deckt den größten Warenverlust auf, der andere den größten Personalhebel und beide lassen sich aus Kasse und Dienstplan meist schon ableiten. Allein diese zwei Zahlen, jede Woche nebeneinander für alle Filialen gelegt, verändern die Gespräche im Team spürbar.
Wenn ich an meine Zeit in der Filiale zurückdenke, hätte ich mir genau das gewünscht. Einen ruhigen Blick auf ein paar ehrliche Zahlen am Morgen, sodass der Rest des Tages wieder der Filiale und den Menschen darin gehört. Dass ich diese Perspektive so gut kenne, ist auch der Grund, warum ich heute bei databites bin.
Key Takeaway
Fang mit zwei Zahlen je Filiale an: Retourenquote je Artikel und Umsatz je Personalstunde. Beide stecken schon in Kasse und Dienstplan.
Häufige Fragen
Am wichtigsten sind Abverkauf nach Wochentag und Uhrzeit, Retourenquote je Artikel, Umsatz je Personalstunde und ein Vergleich mit den anderen Filialen. Vier Werte, die den Rest des Tages ruhiger machen.
Das ist der Kunde, der sein Brot nicht mehr bekommt und mit leeren Händen geht. Diese verlorenen Verkäufe stehen in keinem Report, kosten aber oft mehr als die Retoure am Abend. Wer Retoure blind minimiert, produziert sich genau in diese Lücke.
Nein. Das Volksfest, die Hitze, der Stammkunde, all das sieht Erfahrung schneller als jede Auswertung. Zahlen machen die leisen Verschiebungen über Wochen sichtbar, die im Tagesgeschäft untergehen. Beides zusammen ist stärker als jedes für sich.
Mit zwei Zahlen je Filiale: Retourenquote je Artikel und Umsatz je Personalstunde. Die eine deckt den größten Warenverlust auf, die andere den größten Personalhebel. Beide lassen sich aus Kasse und Dienstplan meist schon ableiten.
Über den Autor
Marlena Gode
Persönliche Betreuung · ehemals Filialleitung
Persönliche Betreuung bei databites. Fast drei Jahre in einer großen Bäckerei, von der Theke bis in die Filialverantwortung. Schreibt über den Alltag zwischen Frühschicht, Retoure und Verantwortung.
