Ein kleines Geständnis vorweg. Während dieser Artikel online geht, liegt auch bei uns das halbe Team am Meer und genau deshalb schreiben wir ihn.
Der Sommer ist für Filialbetriebe die härteste Führungsprobe des Jahres, denn die erfahrensten Leute sind weg, Aushilfen übernehmen Schichten, die sie so noch nie gefahren sind und die Chefin ist selbst einmal zwei Wochen raus. Ob man das im Betrieb merkt, ist dabei die falsche Frage. Spannend ist vielmehr, wo es sich zeigt, ob in den Retouren, in der Stimmung im Team oder in den Zahlen, die unbeachtet bleiben, weil gerade die Person fehlt, die sonst jeden Morgen einen Blick darauf wirft.
Die gute Nachricht ist, dass hinter ruhigen Urlaubswochen ein erstaunlich einfaches Muster steckt. Diese Betriebe haben drei Dinge geregelt, bevor der erste Koffer gepackt wurde.
Klare Vertretung statt gefühlter Zuständigkeit
Wo alle ein bisschen zuständig sind, ist am Ende niemand zuständig. Eine gute Vertretungsregel passt auf einen Bierdeckel und beantwortet drei Fragen, nämlich wer über Bestellungen entscheidet, wer über Personal entscheidet und wer angerufen wird, wenn die Kühltheke ausfällt.
Wichtiger als die perfekte Regel ist dabei die eine Regel, die alle kennen und die dort steht, wo das Team ohnehin jeden Tag hineinschaut, statt in einem Ordner zu schlummern, den seit März niemand geöffnet hat.
Ein Kanal statt fünf Gruppen
Urlaubszeit ist Vertretungszeit und Vertretungszeit ist Rückfragenzeit. Sobald diese Rückfragen über fünf WhatsApp Gruppen, Zettel und Zuruf laufen, gehen genau die Informationen verloren, die sich gerade niemand zu verlieren leisten kann.
In daily bündelt der Filialfeed deshalb alles an einem Ort, sodass die Ansage die richtigen Filialen erreicht, jeder sieht, wer sie gelesen hat und selbst die Aushilfe, die erst seit zwei Wochen dabei ist, die Antwort von letzter Woche wiederfindet. So bleibt der Betrieb sprechfähig, auch wenn die Stammbesetzung fehlt.
Zahlen, die aufs Handy passen
Niemand soll im Urlaub arbeiten. Viele Chefinnen und Chefs schlafen allerdings spürbar besser, wenn sie wissen, dass sie es sehen würden, falls etwas kippt.
Genau dafür reicht ein kurzer Blick in insights am Handy, der zeigt, ob der Umsatz im Rahmen läuft, ob die Retouren aus der Reihe fallen und ob es eine Filiale gibt, die gerade Aufmerksamkeit braucht. Zwei Minuten am Strand ersetzen auf diese Weise drei Anrufe in der Filiale und das Team vor Ort weiß, dass dabei lediglich der Rahmen im Blick bleibt.
Der eigentliche Punkt
Alle drei Dinge haben etwas gemeinsam, denn sie werden vor dem Urlaub entschieden. Ein Betrieb, der im Sommer stabil läuft, ist weder Zufall noch das Heldenstück einer einzelnen Person, die den August durchtelefoniert, er ist das Ergebnis von Vorbereitung, die man im Juli kaum sieht und im August deutlich spürt.
Wir wünschen euch und euren Teams einen ruhigen Sommer. Falls ihr beim Lesen gemerkt habt, dass bei euch noch eine der drei Stellen offen ist, sprecht uns gern an. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub.
Häufige Fragen
databites ist das Steuerungssystem für Filialbäckereien und verbindet mit den Modulen daily, insights, match und flow die Filialkommunikation, die wichtigsten Kennzahlen, das Recruiting und das Lernen im Betrieb in einer Oberfläche, damit vom Servicecenter bis zur Theke alle mit denselben Informationen arbeiten.